Rechtliches

Datenschutzerklärung

Stand: 5. Oktober 2026

Maßgeblich ist die deutsche Fassung. Die englische Übersetzung dient nur der Information und ändert den Inhalt nicht.

1. Verantwortlicher

Bulut Software GmbH
Im Mediapark 5
50670 Köln
Geschäftsführer: Ersin Bulut
E-Mail: hello@niveo.app

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt. Anfragen zum Datenschutz richtest du an die Adresse oben.

2. Worum es geht

Niveo ist ein persönliches Dokumentenarchiv. Wir verarbeiten Daten, um den Dienst zu betreiben: Konto, hochgeladene oder weitergeleitete Dokumente, Suche, Erinnerungen und – wenn du zahlst – das Abo.

Wir verkaufen deine Daten nicht, schalten keine Werbung damit und setzen keine Analyse- oder Marketing-Tracker ein.

Rechtsgrundlagen sind vor allem Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Pflichten, etwa Aufbewahrung von Rechnungsdaten) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen: Betrieb, Sicherheit, Missbrauchsvermeidung).

3. Diese Website

Die Produktseiten unter www.niveo.app und www.staging.niveo.app verwenden keine Cookies und keine Tracker. Beim Aufruf entstehen technische Protokolldaten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Datei, User-Agent). Unser Hosting bei Google Cloud speichert diese Daten, soweit das für die Auslieferung, Sicherheit und Fehleranalyse erforderlich ist.

Schriften (Inter) liegen auf unseren Servern und werden mit der Seite ausgeliefert.

Über das Kontaktformular schickst du uns Name, E-Mail-Adresse und Nachricht. Wir leiten sie per E-Mail an unser Postfach weiter (Versand über Mailgun, EU) und nutzen sie nur, um deine Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn es um einen Vertrag oder dessen Anbahnung geht, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, Anfragen zu beantworten). Gegen Missbrauch begrenzen wir die Zahl der Nachrichten pro Stunde; dafür speichern wir E-Mail-Adresse und IP-Adresse nur als Hashwerte und löschen diese nach einer Stunde. Die Anfrage selbst löschen wir, wenn sie erledigt ist und keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

4. Konto und Anmeldung

Für ein Konto brauchst du E-Mail-Adresse und Passwort. Das Passwort speichern wir nur als Hash. Zusätzlich verarbeiten wir die im Browser erkannte Sprache, Bestätigungsmails und – wenn du es einschaltest – einen zweiten Faktor (TOTP). Der TOTP-Geheimwert liegt verschlüsselt.

Nach dem Login speichert die App ein Sitzungs-Cookie niveo-app-token (SameSite=Lax, Laufzeit bis zum Ablauf des Refresh-Tokens) und denselben Token in localStorage. Ohne das Cookie funktioniert die Anmeldung nicht. Theme, Sprache und Akzentfarbe liegen in localStorage auf deinem Gerät.

Support und Systemmails (Bestätigung, Hinweise zum Abo) gehen über Mailgun, EU-Endpunkte (smtp.eu.mailgun.org, api.eu.mailgun.net).

5. Dokumente und Archiv

Du lädst Dateien hoch oder leitest sie an eine Niveo-Adresse weiter (ab Plus). Wir verarbeiten dann:

• die Datei selbst und technische Metadaten (Typ, Größe, Herkunft),
• erkannten Text (Texterkennung per OCR auf unseren Servern),
• ausgelesene Angaben (z. B. Typ, Betrag, Datum),
• Notizen, Vorgänge, Erinnerungen, Suchanfragen,
• bei E-Mail-Import Absender, Betreff und Anhang.

Jede Datei wird vor dem Ablegen mit AES-256-GCM verschlüsselt; jedes Dokument hat einen eigenen Schlüssel. Der Dokumentenschlüssel wird durch einen mandantenbezogenen Schlüssel in Google Cloud KMS (europe-west3) geschützt. Sensible Felder in der Datenbank (u. a. Dateiname, Notiz, Importquelle, Vorgangsnamen) speichern wir ebenfalls verschlüsselt. Kontodaten wie E-Mail bleiben im Klartext, weil Login und Versand das brauchen.

Für Texterkennung, Suche und automatische Angaben müssen wir den Inhalt entschlüsseln. Die Suche indexiert durchsuchbaren Text. Auszüge des Dokumenttexts können an Mistral AI (EU) übermittelt werden, damit Dokumenttyp und Angaben erkannt werden. Diese Verarbeitung dient der Bereitstellung des Dienstes; die Auszüge werden nicht zu Werbezwecken zum Training von Modellen verwendet.

Unsere Mitarbeiter öffnen keine Dokumente und sehen keine Dokumentinhalte, auch nicht im Support – außer wir sind gesetzlich dazu verpflichtet. Auf Kontodaten wie E-Mail-Adresse und Abo greifen autorisierte Mitarbeiter nur zu, soweit das für Betrieb, Sicherheit oder von dir angefragten Support nötig ist.

Ab Plus kannst du Links teilen. Wer den Link hat, sieht die freigegebenen Dokumente. Die Verantwortung für den Versand des Links liegt bei dir.

Einzeldownload und Archiv-Export (ZIP) gibt es auf jedem Plan. Ein fertiger Export bleibt sieben Tage zum Herunterladen verfügbar.

6. Zahlungen

Bezahlte Pläne laufen über Stripe. Dafür gehen E-Mail und – soweit vorhanden – Name an Stripe, plus die Zahlungsdaten, die du dort eingibst. Stripe ist Zahlungsdienstleister und verarbeitet diese Daten nach eigenen Regeln. Wir speichern die Stripe-Kunden-ID und den Abo-Status.

Stripe kann Daten außerhalb der EU verarbeiten, üblicherweise auf Grundlage von Standardvertragsklauseln. Details: stripe.com/privacy.

Der Testmonat Plus braucht kein Zahlungsmittel. Hinterlegst du eine Karte, ohne zu kündigen, kann Stripe sie für die spätere Abrechnung nutzen.

7. Empfänger

Wir setzen Auftragsverarbeiter bzw. Dienstleister ein, soweit der Betrieb das braucht:

• Google Cloud (Google Cloud EMEA Limited / Google Ireland Limited) – Hosting in europe-west3 (Deutschland, Frankfurt): App, Datenbank, Objektspeicher, Schlüsselverwaltung, Protokolle. Statische Webseiten liegen in GCS (EU).
• Mistral AI – KI (Klassifikation, Extraktion, natürliche Suche): Verarbeitung von Dokumentauszügen über die EU-API von Mistral AI.
• Stripe – Zahlungen und Abo, siehe Abschnitt 6.
• Mailgun (Sinch) – Versand und Empfang von E-Mail über EU-Endpunkte.

Eine Weitergabe an Behörden erfolgt nur, wenn wir rechtlich dazu verpflichtet sind.

8. Drittlandtransfer

Der Kern des Dienstes (Anwendung, Datenbank, Dokumentenspeicher, KMS) und die KI-Verarbeitung über Mistral AI laufen in der EU. Nicht ausschließlich in der EU gebunden ist insbesondere Stripe (Zahlungen). Soweit dabei ein Transfer in die USA oder andere Drittländer stattfindet, stützen wir uns auf Angemessenheitsbeschlüsse oder Standardvertragsklauseln der Anbieter. Secret-Manager- und Logging-Regionen sind nicht in jedem Fall fest auf die EU begrenzt.

9. Speicherdauer

• Konto und Archiv: solange du den Dienst nutzt.
• Löschung: du kannst das Konto kündigen. Nach 30 Tagen löschen wir Konto, Dokumente, Index und zugehörige Dateien unwiderruflich. Ein erneutes Anmelden in dieser Frist bricht die Löschung ab.
• Archiv-Export: Download-Link 7 Tage.
• Technische Protokolle: nur so lange, wie Betrieb und Sicherheit sie brauchen.
• Zahlungs- und Rechnungsdaten: so lange, wie handels- und steuerrechtliche Aufbewahrung das verlangt (in Deutschland oft 6 bis 10 Jahre), auch nach Kontolöschung.

10. Deine Rechte

Du hast gegenüber uns die Rechte aus Art. 15–21 DSGVO: Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen. Soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, kannst du sie widerrufen; der Widerruf gilt für die Zukunft.

Auskunft und Export: im Konto über Archiv-Export und Download, oder per E-Mail an hello@niveo.app. Löschung: über die Kontoeinstellungen oder dieselbe Adresse.

Außerdem hast du das Recht, dich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist in der Regel:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf
www.ldi.nrw.de

11. Pflichtangaben und automatisierte Entscheidungen

Ohne E-Mail und Passwort kommt kein Vertrag zustande. Ohne hochgeladene oder weitergeleitete Datei gibt es kein Archiv für dieses Dokument. Zahlungsmittel sind nur für bezahlte Pläne nötig.

Niveo trifft keine automatisierten Entscheidungen mit Rechtswirkung im Sinn von Art. 22 DSGVO. Erkennung und Suche helfen dir beim Organisieren; sie ersetzen keine rechtliche oder steuerliche Prüfung.

12. Änderungen

Wenn sich der Dienst oder die Rechtslage ändert, passen wir diese Erklärung an. Der Stand steht oben. Die aktuelle Fassung findest du immer unter dieser Adresse.

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